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Fiche de paie dans la fonction publique : quelles sont les règles ?

Aucun texte ne définit les mentions obligatoires du bulletin de paie des agents de la fonction publique. Toutefois, il est recommandé aux administrations d’établir des bulletins de paie aussi complets que pour les salariés de droit privé et de tenir compte des mêmes règles de présentation. Seuls les composants de la rémunération et les cotisations auxquelles cette rémunération est soumise sont définis par les textes.

Composition de la rémunération et cotisations

Selon votre situation individuelle et professionnelle, votre rémunération brute comprend les éléments suivants :

Elle est soumise aux cotisations suivantes à votre charge.

Vous êtes fonctionnaire

Régime de retraite de base (régime des retraites des fonctionnaires de l’État, des magistrats et des militaires ou CNRACL )
Régime de retraite complémentaire (RAFP)
CSG
CRDS

Vous êtes contractuel

Maladie, maternité, invalidité, décès
Régime de retraite de base (Assurance retraite de la Sécurité sociale)
Régime de retraite complémentaire (Ircantec)
CSG
CRDS

Rubrique du bulletin de paie

Le bulletin comporte au moins les informations suivantes :

Nom et adresse de votre employeur, et éventuellement votre service d’affectation
Identifiants de l’employeur auprès de l' Insee : code APE et n°Siret
Vos nom, grade, échelon et indice majoré
Période et nombre d’heures de travail auxquels se rapporte la rémunération
Montants brut de votre traitement de base et des autres composants de votre rémunération selon votre situation
Montant de la rémunération brute totale
Montant, assiette et taux des cotisations à votre charge et à la charge de votre administration employeur
Nature et montant des autres versements (prise en charge des frais de transport public ou de frais de transports personnels notamment) et retenues (saisie sur salaire par exemple)
Montant de la rémunération nette à payer avant impôt sur le revenu et montant de la rémunération nette qui vous est effectivement versée
Date de paiement de cette somme
Montant total versé par l’administration employeur (rémunération brute + cotisations à la charge de l’administration employeur)
Montant du prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu

Le bulletin de paie mentionne également généralement le revenu mensuel net imposable et le cumul annuel net imposable.

Le revenu mensuel net imposable est égal au montant de la rémunération brute - les remboursements de frais et les avantages en nature - la part de la CSG déductible + la participation de l’administration employeur à la complémentaire santé .

Le cumul annuel net imposable est égal à la somme des revenus mensuels nets imposables.

Le bulletin de paie doit être conservé par l’agent sans limitation de durée.

Dématérialisation du bulletin de paye

Fonction publique d’État

Les bulletins de paye et les états annuels indiquant le montant annuel du revenu imposable sont dématérialisés.

Votre état annuel vous est remis chaque année.

Il vous indique le montant total du revenu imposable que vous avez perçu au cours de l’année écoulée.

Ce montant figure sur la déclaration de revenus pré-remplie.

Les bulletins de paye et l’état annuel sont mis à votre disposition sous forme électronique, dans un espace personnel sur l’espace numérique sécurisé des agents publics de l’État (Ensap).

Espace numérique sécurisé des agents publics de l’État (Ensap)

Si vous avez fourni votre adresse électronique, vous êtes informé par message électronique de la mise à disposition sur votre espace sécurisé de votre bulletin de paie et de l’état annuel.

Les documents enregistrés dans votre espace numérique sont conservés tout au long de votre carrière et jusqu’à la fin de la 5 ^e année suivant celle de votre départ en retraite.

Lorsque vous êtes retraité, si vous reprenez une activité dans les services de l’État, le bulletin de paye qui vous est remis, pour cette activité, est conservé pendant 5 ans, puis supprimé.

Vous pouvez demander que vos bulletins de paye et les états annuels continuent de vous être délivrés sur support papier dans les 2 cas suivants :

Vous êtes dans l’incapacité d’accéder sur votre lieu de travail à votre espace personnel sécurisé sur l’Ensap
Vous êtes en congé de maladie.

Chaque arrêté ministériel qui a fixé la date de cessation du «bulletin de paye papier» précise les situations professionnelles dans lesquelles vous pouvez demander à bénéficier de ces documents sur support papier. Il précise également les conditions dans lesquelles vous devez présenter votre demande.

Autre situation

Aucun texte ne prévoit de disposition analogue pour les fonctions publiques territoriale et hospitalière. La dématérialisation des bulletins de paie n’est donc ni obligatoire, ni interdite.

Direction de l’information légale et administrative

01/01/2022